Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина

История профессии секретарь берет свое начало еще со времен Древнего Рима. В то время состоятельные патриции имели при себе специального человека – секретаря, в обязанности которого входило давать советы патрицию и обязательно держать в секрете все, что он знает о делах и намерениях первого. Позже европейцы оценили, насколько важна  профессия секретарь и также начали широко ее вводить.

Сегодня секретарь – это не просто один из многочисленных сотрудников компании, это в первую очередь ее лицо. Внимательность, порядочность, организованность и приветливость – это те качества, которыми должен обладать секретарь, чтобы располагать к себе людей и формировать у них позитивное впечатление о компании. Он также должен иметь отличные коммуникационные навыки и уметь четко и логично излагать свои мысли, так как в некоторых случаях секретарь может входить в делегацию участвующую в переговорах. Как вести переговоры можно узнать здесь.

Что предусматривают должностные обязанности секретаря?

В зависимости от специфики компании или фирмы обязанности секретаря могут немного изменяться, но в большинстве случаев они предусматривают выполнение следующих функций:

  • Ведение документации. Секретарь контролирует правильность составления документов, которые направляются на подпись руководству, а также систематизирует документы, периодически пересматривая их и отправляя часть в архив, а часть на уничтожение.
  • Создание рабочего плана для руководителя компании - назначение встреч, организация совещаний и брифингов, что напоминает обязанности офис менеджера.
  • Прием телефонных звонков, писем, электронной почты, которые адресуются руководителю. Кроме того, функции секретаря предусматривают составление и правильное оформление исходящей документации.
  • Контроль своевременного выполнения поручений руководства сотрудниками компании, а также принятие мер в отношении их качественного и своевременного выполнения.
  • Документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также заполнение и учет их трудовых книжек.
  • Обеспечение своего рабочего пространства и рабочего пространства руководителя необходимыми канцелярскими приспособлениями. Именно секретарь должен следить за тем, чтобы на столе руководителя всегда были необходимые предметы для качественной работы. Секретарь выбирает и заказывает всю необходимую канцелярию, именно поэтому хороший магазин канцелярии - лучший друг современного секретаря.
  • Должностная инструкция секретаря также предусматривает сохранение им конфиденциальности коммерческой информации

Кроме того, секретарь должен отличаться культурой поведения и презентабельным внешним видом. Дополнительным преимуществом хорошего секретаря будет знание английского или другого иностранного языка, особенно если среди посетителей компании часто бывают иностранцы. 

Организация работы секретаря

Обязанностей у секретаря довольно-таки много, и чтобы хорошо и своевременно справляться с ними, нужно позаботиться о правильной организации рабочего пространства. Кроме того, внешний вид приемной, где работает секретарь, должен быть презентабельным и аккуратным, так как это влияет на мнение о работе всей организации. Поэтому в обязанности секретаря референта входит поддержание рабочего пространства в чистоте и порядке. Кроме того, работа в офисе требует наличия большого количества разных канцелярских приспособлений. 

Так, правильный рабочий стол секретаря не обойдется без:

  • Настольного органайзера, где будут находиться ручки, карандаши, степлеры, скрепки и другая полезная канцелярия;
  • Средств коммуникационной техники – ноутбука, факса, телефона и т.д. 
  • Календаря (еженедельника);
  • Блокнота для записей.

Все принадлежности на рабочем столе должны располагаться компактно, чтобы большая часть пространства оставалась свободной. Все папки с документами должны располагаться в шкафах. Хорошей идеей будет выбрать папки разной расцветки с возможностью делать отметки – это позволит быстро найти нужный документ. Для хранения большого количества документов подойдут папки-регистраторы. Правильная организация рабочего места позволит избежать лишних затрат времени при выполнении поручений и любых операций с документами.

Таким образом, должность секретаря является одной из ключевых в любом учреждении. Секретарь – это главный помощник руководителя, а также лицо компании. Именно поэтому, человек, занимающий эту должность должен обладать необходимыми личностными качествами, быть организованным, дисциплинированным и хорошо справляться с должностными обязанностями.