Пишем официальное письмо: нюансы и особенности бизнес-переписки

Деловая переписка имеет такое же большое значение в сфере бизнеса, как и переговоры. Правильно составленное письмо поможет найти новых партнеров и клиентов, улучшить уже существующие партнерские отношения, или же наоборот – испортить их. Для делового письма важной является каждая мелочь, так как даже одно слово может вызвать недоверие к автору. Не малое значение имеет и почтовый конверт,  ведь именно с него начинает формироваться впечатление о письме. Написать деловое письмо может быть трудной задачей даже для тех, кто успешно ведет переговоры и обладает ораторским мастерством. Это неудивительно –  устная речь и письмо имеют свои правила и принципы, которых следует придерживаться. 

Как писать деловое письмо?

Сегодня деловая переписка осуществляется чаще всего в режиме онлайн. Но существуют ситуации, когда письмо нужно отправить обычной почтой. Например, это может понадобиться, если на документах нужна печать компании или подпись руководителя. Чтобы ручка для подписи всегда была под рукой, стоит позаботиться, чтобы на столе была специальная подставка для ручек.

Официальное письмо отличается тем, что в нем часто используются речевые штампы. Такие шаблоны позволяют более лаконично выразить мысль и не допускают неправильной трактовки текста. Но при этом, письмо не должно быть слишком сухим и нейтральным, чтобы у человека, который его читает, не возникало ощущение, что письмо написано компьютером.

Итак, чтобы правильно написать деловое письмо, нужно придерживаться следующих принципов:

  • Обращение по имени. Главным правилом оформления делового письма является обращение по имени к адресату. Даже если Вашей компании нужно отправить одинаковое письмо нескольким партнерам или клиентам, не стоит пренебрегать этим правилом. Каждое письмо должно начинаться со слов «Уважаемый … (имя, отчество)» - такое начало письма больше располагает, чем просто «Добрый день!»
  • Смысловая точность. В деловом письме следует избегать слов и фраз, которые могут интерпретироваться по-разному. Ценность официального письма как раз и заключается в его логичности, четкости и однозначности. Использование двусмысленных речевых оборотов придаст письму нежелательную тональность. 
  • Использование фактов. Очень часто целью делового письма является донесение адресату своей точки зрения, убеждение его в чем-то. В этом случае каждое Ваше утверждение должно быть подкреплено фактом. Все факты должны быть убедительными, реалистичными и понятными читателю, в противоположном случае письмо вызовет недоверие к Вам и Вашей компании. 
  • Речевой этикет. Уже говорилось о том, что официальное письмо по своей сути является нейтральным, но оно должно быть таким в меру. Правила написания письма допускают использование выражений словесной вежливости, которые способны сделать текст менее категоричным. Например, вместо фразы «Мы не можем принять Ваше предложение», лучше использовать «К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение». Подобные выражения придают тексту вежливости и доброжелательности. При этом неприемлемой является излишняя эмоциональность, использование просторечий и диалектизмов.
  • Вежливое прощание. Окончание письма также важно, как и его начало. Чтобы закрепить позитивное впечатление от текста, стоит вежливо и доброжелательно попрощаться с собеседником. Сделать это можно используя такие фразы, как «Хорошего дня!», «С наилучшими пожеланиями… (Ф.И.О)». Хорошим знаком будет личная подпись автора письма, для этого понадобится качественная чернильная ручка.

Структура делового письма

Для составления делового письма потребуется придерживаться определенной структуры такого документа. Она является следующей:

  1. Приветствие, обращение к адресату.
  2. Лаконичное и четкое изложение сути проблемы, вопроса.
  3. Решение, которое Вы предлагаете или требование к адресату.
  4. Окончание письма, прощание с адресатом. 

Такое оформление письма делает его максимально логичным и понятным для собеседника. Структура письма позволит другой стороне лучше разобраться, в чем собственно заключается цель письма и нужны ли какие-то действия со своей стороны.

А чтобы процесс написания письма был максимально комфортным и быстрым, рабочее место автора должно быть хорошо организованным. Под рукой должен быть пример делового письма, а также настольный набор со всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Таким образом, правильная структура письма, грамотность, четкость и лаконичность выражения мыслей, наличие фактов, вежливый и доброжелательный тон текста помогут создать Вам образ делового и надежного человека, с которым приятно иметь дело.